COMMUNICATION

COMMUNICATIONS (KOMUNIKASI)

·         Apa itu Komunikasi?

Komunikasi adalah proses dengan mana orang berusaha untuk memperoleh pengertian yang sama melalui pengiriman pesan simbolik.

Komunikasi adalah bentuk apa saja dari interaksi –kata-kata, senyuman, anggukan kepala, gerakan tangan, sikap badan , gerakan mata –yang berakibat diterimanya arti, sikap, atau perasaan yang sama.

Komunikasi dianggap efektif apabila:

1.      Menyampaikan pesan atau arti

2.      Mengerti dengan pesan atau arti yang disampaikan

·         Fungsi Komunikasi

1.      Control (mengontrol tingkah laku)

2.      Motivation (memberi semangat)

3.      Emotional Expression

4.      Information (contoh: berita di koran untuk memberikan suatu informasi)

·         Proses Komunikasi

1.      Pengirim (komunikator) mengirimkan pesan dengan cara menyandikan pemikirannya.

ü  Pesan adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh komunikator  Pembicaraan, tulisan, gerakan, ekspresi wajah adalah pesan.

2.      Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan.

ü  Saluran formal disediakan oleh organisasi,, dan mengikuti rantai otoritas dalam organisasi

ü  Saluran informal, diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual.

3.      Penerima (komunikan) adalah obyek yang menjadi sasaran pesan.

ü  Sebelum pesan diterima, dilakukan  penerjemahan sandi sehigga simbol-simbol pesan dapat dipahami oleh komunikan

4.      Gangguan, mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan

ü  Baik datang dari pengirim, saluran, penerima maupun umpan balik.

5.      Umpan balik, adalah sarana pengecekan apakah pesan telah diterima seperti yg dimaksudkan pada awalnya.

·         Arah Komunikasi

Ø  Downward Communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.  Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:

a)      Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)

b)      Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)

c)      Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)

d)     Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

Ø  Upward Communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.  Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:

a)      Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan

b)      Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan

c)      Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan

d)     Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.

Ø  Horizontal Communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.  Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:

a)      Memperbaiki koordinasi tugas

b)      Upaya pemecahan masalah

c)      Saling berbagi informasi

d)     Upaya pemecahan konflik

e)      Membina hubungan melalui kegiatan bersama.

·         Interpersonal Communication:

Komunikasi yang mengalir antar individu yang menekankan transfer informasi dari satu individu ke individu lain

Written Communication:

Merupakan komunikasi tertulis

Nonverbal Communication:

Komunikasi nonverbal adalah penyampaian pesan yang dikirim melalaui gerak badan, ekspresi wajah,gerak mata, gerak tangan, nada suara, dsb)

·         Organizational Communication

1. Formal Small-Group Networks

     

Ø  Model Rantai (Chain)

Metode jaringan komunikasi di sini terdapat lima tingkatan dalam jenjang

 hirarkisnya dan hanya dikenal sebagai system komunikasi arus ke atas

(upward) dan kebawah (downward). Artinya model tersebut menganut

hubungan komunikasi garis langsung (komando) baik ke atas atau ke bawah

tanpa terjadi suatu penyimpangan. Model ini banyak dianut pada jaringan

komunikasi dalam manajemen operasi militer, laporan keuangan (accounting), pembayaran gaji (Payroll) dan lain sebagainya yang bersifat sangat kaku. Hal ini dilakukan demi tercapainya ketelitian tinggi atau pengawasan ketat pada setiap tingkatan yang mewakili devisi/supervisor jenjang hirarkinya.

Ø  Model Roda (Wheel)

Sistem jaringan komunikasi di sini menjadikan semua laporan, instruksi,

perintah kerja dan kepengawasan terpusat satu orang yang memimpin dengan empat bawahan atau lebih. Dan tidak terjadi interaksi (komunikasi) antara satu bawahan dengan bawahan yang lain.

Ø  Model jaringan bebas (All-channel)

Model jaringan komunikasi system ini merupakan pengembangan model

lingkaran (Circle). Di dalam model ini semua tingkatan dalam jaringan

ersebut dapat melakukan interasksi timal balik tanpa melihat siapa yang

menjadi tokoh sentralnya. Semua jaringan komunikasi antar tingkatan jenjang hirarkinya tidak dibatasi dan setiap staf/bawahan bebas melakukan interaksi dengan berbagai pihak/pimpinan atau sebaliknya.

2.      The Grapevine (Informal Communication)

Komunikasi informasi cendrung berisi laporan rahasia mengenai orang

dan kejadian-kejadian yang tidak mengalir secara resmi. Informasi yang diperoleh dari desas-desus adalah berkenaan dengan apa yang didengar atau apa yang dikatakan orang dan bukan apa yang di umumkan oleh pihak pimpinan.

Contoh: Rumor dan Gossip

3.      Electronic Communication

Ø  E-mail

Ø  Instant Message

Ø  Social Media (Facebook, Twitter, Path, etc..)

4.      Managing Information

Ø  Harus mengelola informasi

Ø  Mengelola keamanan informasi (bisa melalui Corporate Culture)

·         Choice of Communication Channel

Terdapat beberapa jenis saluran komunikasi, dalam setiap jenis saluran komunikasi tersebut masing-masing memiliki kapasitas yang berbeda untuk menyampaikan informasi. Beberapa jenis saluran komunikasi yaitu :

Ø  face to face conversations,

Ø   video conference,

Ø  telephone conversations,

Ø  life speeches,

Ø  voice mail,

Ø  online discussion groups atau groupware,

Ø  electronic mail,

Ø  prerecorded speeches,

Ø  memo atau letters,

Ø  format reports atau bulletin.

Dari beberapa jenis saluran komunikasi tersebut semakin keatas dapat dikategorikan High channel richness dan semakin kebawah cenderung dikategorikan low channel richness

Jenis saluran komunikasi yang termasuk high channel richness memiliki kelebihan yaitu dapat menangani beberapa isyarat secara stimulant, dapat dengan cepat menerima umpan balik, selain itu dapat bersifat personal.

Dalam hal ini face to face memiliki termasuk High channel richness karena dalam face to face kita dapat memperoleh informasi paling lengkap selain itu kita dapat memperoleh tambahan informasi non verbal seperti kata-kata, postur tubuh, ekspresi wajah, gerak tubuh dan lain-lain), kita juga juga dapat meperoleh umpan balik secara cepat . dalam hal ini yang tmasuk dalam kategri Low Channel Richness yaitu bulentin dan laporan.

Pemilihan jenis saluran komunikasi tergantung pada apakah pesan tersebut rutin atau tidak. Semakin rutin suatu pesan cenderung sederhana dan memiliki ambiguitas yang rendah begitu sebaliknya jika pesan tidak rutin akan cenderung rumit dan memiliki tingkat kesalahpahaman yang tinggi

Strategi untuk menggunakan saluran komunikasi yang kaya informasi non rutin akan teratasi dengan baik dengan mengurangi kecemasan dan meningkatkan keterlibatan karyawan dengan organisasi .

·         Komunikasi Persuasif

Automatic and  Controlled  Processing  (Pengolahan otomatis dan terkendali) adalah salah satu cara yang dilakukan dalam mempromosi suatu barang yang membuat kita tertarik terhadap suatu barang karena iklan nya yang menarik atau kemasannya menarik bagi kita bukan karena manfaat Karena pengetahuan kita yang dangkal dan lebih mudah untuk mengikuti promosi atau iklan yang lebih menarik perhatian kita.

Pengolahan audiens terhadap pesan persuasive :

a.      Interest Level  (tingkat ketertarikan)

Proses bagaiamana seseorang bisa menerima pesan persuasive yang sesuai dengan ketertarikan orang itu sendiri.

b.      Prior Knowledge (Pengetahuan sebelumnya)

Seseorang yang sudah memiliki pemikiran sendiri dari berbagai argumen dalam melakukan suatu aksi/tindakan tertentu. Tidak akan gampang mengubah/mempengaruhi pemikirannya kecuali ada alasan yang bijaksana yang bisa diterima dan dianggap masuk akal. Disisi lain orang yang kurang informasi tentang topic gampang dengan mudah berubah pikiran. Bahkan didalam argument yang kurang akurat sekalipun.

c.       Personality (kepribadian)

Ada 2 jenis kepribadian orang yaitu Kebutuhan lebih akan kognisi dan rendahnya kebutuhan akan kognisi. Tinggi kebutuhan akan kognisi hanya membutuhkan bukti dan fakta-fakta, sedangkan yang kurang kebutuhannya akan kognisi lebih cenderung menggunakan proses otomatis (gampang terpengaruh), mengandalkan intuisi dan memadu evaluasi mereka dengan maksud pesan persuasif

d.      Message Characteristic (Kareakteristik pesan)

Kebanyakan pesan yang dibuat relative ramping sehingga penyampaian isi pesan kurang dapat dipahami. 

·         Barriers to Effective Communication

a) Filtering, yaitu pengirim pesan memanipulasi informasi sehingga informasi tersebut seakan-akan terlihat menguntungkan.

b)    Selective perception, yaitu penerima pesan dalam proses komunikasi secara selektif melihat dan mendengar pesan tersebut berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, dan berbagai karakteristik pribadinya.

c) Information overload, yaitu informasi yang kita terima melebihi kapasitas kita dalam 









memproses/mengolah informasi tersebut.

d)   Emotions, yaitu interpretasi yang berbeda terhadap informasi saat kita sedang sedih dengan saat kita merasa senang.

e)  Language atau bahasa, yaitu ketidakpahaman terhadap bahasa atau istilah-istilah tertentu antara satu orang dengan yang lain.

f)    Silence, yaitu tidak adanya komunikasi

g)  Communcation apprehention, yaitu ketakutan/kecemasan seseorang untuk berkomunikasi

h)   Lying, atau berbohong.

·         Global Implication

ü  Cultural Barriers

ü  Cultural Guide

ü  Cultural Context




Example :